PENGERTIAN DAN FUNGSI MICROSOFT ACCES

     Tidak seperti mocrosoft word dan microsoft excel, microsoft acces mungkin program aplikasi yang belum terlalu familiar ditelinga kita. Padahal microsoft Access juga merupakan salah satu program yang sangat membantu jika kita bisa mengoptimalkannya dengan baik. Bagi yang belum familiar, tentu akan merasa canggung dan asing pada saat pertama kali membuka program ini, karena atampilan pada microsoft acces sedikit berbeda dari aplikasi lainnya.

    Seperti microsoft word dan microsoft excel, Microsoft Access juga bagian dari microsoft office. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan penggunanya. Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data). Database (basis data) sendiri yaitu kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau berhubungan sehingga menghasilkan informasi. Untuk menghasilkan sebuah informasi, diperlukan adanya DATA untuk dijadikan sebagai masukan.

     Microsoft Access dapat menggunakan dapat yang disimpan dalam sebuah Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua jenis kontainer basis data tang mendukung standar ODBC. Dengan demikian, adanya Microsoft Access ini programmer dapat memanfaatkannya untuk mengembangkan aplikasi yang kompleks. Dan juga dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi sederhana saja.

 

Sejarah Microsoft Acces

            Program aplikasi ini pertama kali dirilis pada bulan November 1992. Pada versi pertamanya, Microsoft meluncurkan Microsoft Access 1.0. Namun, tidak lama berselang, pada tahun 1993, Microsoft mengembangkan Microsoft Access 1.0 menjadi Microsoft Access versi 2.0. Dalam mengoperasikan Microsoft Access 2.0, Microsoft memberikan spesifikasi minimum bagi pengguna untuk dapat menggunakan aplikasi ini.

    Spesifikasi minimum yang telah ditetapkan oleh Microsoft dapat dilihat pada poin-poin berikut ini:

Komputer memiliki sistem operasi Microsoft Windows 3.0.

RAM berkapasitas 4 MB (disarankan 6 MB).

Ruang kosong harddisk yang dibutuhkan 8 MB (disarankan 14 MB)

    Aplikasi program data base dapat bekerja dengan sangat maksimal dalam sebuah basis data yang memiliki banyak record. Tetapi, pada beberapa kasus yang terjadi, data bisa jadi mengalami kerusakan. Dapat dipastikan penyebab dari kerusakan data tersebut ada banyak sekali. Salah satu yang paling sering terjadi adalah karena driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.   

    Sebuah nama kode yang kali pertama digunakan oleh Microsoft Access adalah “Cirrus”. Nama kode tersebut dikembangkan bahkan sebelum Microsoft merilis dan mengembangkan Microsoft Visual Basic. Selain itu, nama “Ruby” digunakan untuk nama kode dari mesin pembuat form antarmuka dari Microsoft.

    Sebagai aplikasi yang amat potensial untuk dikembangkan, Bill Gates sebagai salah satu pendiri Microsoft melihat bahwa prototype tersebut perlu dikembangkan lagi. Hal itulah yang menjadikan sebuah keputusan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersamaan. Pengembangan yang dilakukan secara bersamaan tentunya sebagai sebuah aplikasi terpisah, tetapi sangat bisa menjadi luas. Proyek pengembangan tersebut diberi nama Thunder.

Fungsi Microsoft Acces

Pada dasarnya Microsoft Access sama seperti halnya Microsoft Word dan Excel dalam mengolah data. Hanya saja fungsi dari program ini lebih ditekankan pada pelaku bisnis, organisasi, perusahaan, programmer dan sejenisnya. Berikut fungsi Microsoft Access yang perlu Kita ketahui.

1. Dalam Bidang Bisnis

    Microsoft Acces dapat digunakan untuk keperluan bisnis, mulai dari binis kecil hingga menengah keatas. Dalam sebuah bisnis tentu saja tidak akan lepas dari kata database. Sebut saja dalam hal sebuah pembuatan laporan, baik laporan keuangan, maupun yang lainnya. Tentu akan jauh lebih praktis, cepat dan lebih baik dengan menggunakan Microsoft Access.

2. Dalam Bidang Perkantoran

     Fungsi Microsoft Access dalam bidang perkantoran sekilas terlihat hampir mirip dengan fungsinya di dalam bidang bisnis. Fungsi program aplikasi ini dalam bidang perkantoran biasanya digunakan oleh seseorang dari kantor yang bertanggung jawab untuk mengelola data base. Orang-orang yang memiliki tanggung jawab tersebut adalah sekretaris, administrasi keuangan, dan lain sebagainya. Walaupun dalam sebuah kantor tidak semuanya bisa mengoperasikan dan memahami fungsi kerja Microsoft Access. Namun, keahlian akan sangat dibutuhkan dalam urusan-urusan perkantoran, dikarenakan kebutuhan kantor dalam mengelola data base secara mudah dan cepat.

3. Dalam Bidang Pendidikan

            Tidak seperti bidang bisnis, fungsi Microsoft Access dalam bidang pendidikan dapat dilihat dari pengoperasiaannya untuk berbagai keperluan di tingkat sekolah. Seseorang yang biasanya bertugas untuk mengelola data base dari sekolah adalah admin sekolah. Admin sekolah sangat bertanggung jawab terkait segala hal mengenai data sekolah, dari jadwal dari siswa dan guru, keperluan karyawan tata usaha dan perpustakaan, hingga urusan-urusan lainnya. Pengelolaan data yang baik akan sangat memudahkan admin sekolah untuk membuat, mengatur, mengedit, hingga menghapus data.

 

Manfaat Microsoft Acces

            Setelah mengetahui dan memahami fungsi dari Microsoft Access di atas, tentu banyak sekali manfaat yang bisa diberikan untuk memudahkan pekerjaan, baik bisnis, sekolah, kantor, bahkan organisasi. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat sekarang, dapat dipastikan akan semakin banyak fitur-fitur yang menarik, fungsional, dan profesional. Program aplikasi ini akan sangat berguna bagi kita untuk menambah keahlian terkait data base. Tidak menutup kemungkinan juga, dikarenakan fungsi Microsoft Access dalam membantu meningkatkan kualitas kerja pengolahan data, di masa depan akan sangat banyak perusahaan yang membutuhkan orang yang ahli dalam mengoperasikan Microsoft Access.

     Nah, berikut adalah dua manfaat yang dapat dirasakan ketika menggunakan program aplikasi ini.
1. Mengefektifkan tenaga dan mengefisiensikan waktu
2. Memudahkan pekerjaan yang memberatkan, terutama dalam pengolahan database.

 

Kekurangan dan Kelebihan Microsoft Acces

    Layaknya program aplikasi yang lain, Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi pengolahan data yang akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan zaman. Sebagai aplikasi yang akan terus berkembang, program aplikasi ini dipastikan memiliki kelebihan dan kekurangan pada beberapa sisinya. Dibalik kelebihannya seperti praktis dan mudah digunakan, sangat populer untuk kalangan sistem database, dukungan dari multi pengguna, dan lain sebagainya. Ada beberapa kekurangan yang juga dimiliki program aplikasi ini sebagai risiko kelebihan.

    Berikut beberapa kekurangan dan kelebihan yang ada pada Microsoft Acces:

Kelebihan

a. Mudah digunakan. Aplikasi ini mudah digunakan dan tidak membingungkan, terutama bagi Anda yang masih pemula dalam hal penggunaan Microsoft Access. Namun Anda juga tidak perlu khawatir, karena Access berisikan Wizards yang akan memandu Anda melalui setiap langkahnya.

b. Sistem database populer. Microsoft Access merupakan salah satu sistem database berbasis desktop paling populer di dunia. 

c. Menghemat uang. Dengan menggunakan program ini akan lebih ekonomis, daripada sistem lain yang mungkin lebih besar dan lebih mahal. Terlebih menawarkan fungsi dan penggunaan yang sama.

d. Mudah diintegrasikan. Microsoft Access dapat berfungsi dengan baik di berbagai program perangkat lunak berbasis Windows.

e. Kapasitas penyimpanan. Database Microsoft Access dapat menampung data hingga 2 GB. 

f. Import data. Microsoft Access memudahkan Anda dalam mengimpor data.

Kekurangan

 Kapasitas penyimpanan terbatas. jika penyimpanan melebihi 2 GB, maka akan menemui hambatan/permasalahan yang ada. Untuk itu penggunaan Microsoft Access ini cocok untuk bisnis kecil sampai menengah, serta tidak disarankan untuk bisnis menengah ke atas.

b. Multi pengguna yang terbatas. Batas teknis pengguna adalah 255 secara bersamaan, namun untuk batas nyatanya adalah 10 hingga 80 (tergantung jenis aplikasinya).

c. Aplikasi berbayar. untuk dapat menggunakan aplikasi ini, tentu saja Anda harus membelinya terlebih dahulu karena program ini satu paket dengan Microsoft Office. 

Nah, demikian penjelasan mengenai Teknologi Informasi dan komunikasi beserta hal-hal yang berkaitan dengan teknologi informasi dan komunikasi. Semoga dengan adanya tulisan ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan yang membacanya.