PLANNING BUSINESS MESSAGES

 

Hallo, Assalamualaikum. Saya Diah Permatasari dari Jurusan Manajemen-B Semester 2 Mahasiswi Institut Manajemen Wiyata Indonesia. Saya akan sedikit menjelaskan materi mengenai Planning Business Messages atau Perencanaan Pesan-pesan Bisnis untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Binsis dengan Dosen pengampu Bapak Ce Gunawan S.E, M.M. 

Tanpa berlama-lama, mari kita langsung kepembahsannya. 

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik secara lisan maupun tulisan. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sederhana sampai kegiatan komunikasi yang paling rumit dan kompleks. Misalnya membuat laporan, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Pesan-pesan bisnis yang baik dan terencana akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.  Pesan bisnis sendiri memiliki arti suatu pesan yang dibuat oleh pengirim kepada seseorang ataupun organisasi dengan maksud menyampaikan sebuah informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam rangka berkomunikasi mengenai kegiatan bisnis.  Sementara perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Perusahaan atau bisnis yang digeluti semua orang pasti akan memiliki kasus dan masalah sebagian orang akan bertahan dengan berusahaan dan bisnisnya sebagian yang lainnya ada juga yang berhenti karena masalah dan kasus yang dialami perusahaan yang mereka jalani. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. 

Proses perencanaan pesan-pesan binis ini tediri dari perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Berikut sedikit penjelasan mengenai  proses perencanaan.

1. Perencanaan

Proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendeskripsikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran serta media komunikasi yang akan digunakan.

2. Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi

Jika ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh komunikator atau penyampai pesan. Antara lain :

A. Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untukdapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur,sesuai dengan tujuan organisasi.

 

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup:

a. Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menanggapi audiens

c. Keputusan untuk memusatka isi pesan

d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.

 

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

a. Memberi informasi (informing) 

b. Persuasi (persuading)

c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

 

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut:

1. Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam artian bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)

2. Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)

3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)

4. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan).

 

2. Analisis Audiens

Berikut menjelaskan bagaimana cara Mengembangkan Profil Audiens

1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

2. Siapa audiensnya

3. Reaksi audiens

4. Tingkat pemahaman audiens

5. Hubungan komunikator dengan audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini, merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

 

3. Penentuan Ide Pokok

Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok.

4. Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-idedapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan.Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan danmaksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.

 

CONTOH KASUS PERENCANAAN PESAN-PESAN BINSIS

Studi kasusd : PT Hyundai Mobil Indonesia (HMI)

·         Profil Perusahaan

PT Hyundai Mobil Indonesia adalah sebuah perusahaan otomotif yang memproduksi mobil-mobil terkemuka dari Korea. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1967. Pada tahun 2015 ini, PT Hyundai Mobil Indonesia menargetkan penjualannya akan meningkat sebesar 53% atau setara dengan 3.600 unit kendaraan.

·         Analisis

Saat ini PT Hyundai Mobil Indonesia sedang berusaha meningkatkan penjualan dan penghasilan. Oleh karena itu, salah satu cara untuk mencapai target tersebut yaitu dari divisi marketing mengirimkan surat pesan bisnis berupa penawaran kerjasama dengan dengan berbagai perusahaan rental kendaraan mobil untuk menjalin kerjasama yang akan menguntungkan kedua perusahaan sehingga penjualan dan penghasilan pun dapat meningkat. Kerjasama tersebut dijalin kepada perusahaan rental kendaraan mobil di Bandung bernama PT Citra Rent Car.

·         Tujuan Pesan Bisnis dari PT Hyundai Mobil Indonesia

Tujuan/isi dari pesan bisnis yang disampaikan oleh Kepala Divisi Marketing PT HMI kepada PT Citra Rent Car adalah untuk mengajak bekerjasama, yaitu perusahaan PT HMI menawarkan produk-produknya untuk dapat digunakan perusahaan rental kendaraan mobil untuk menambah kendaraan yang akan disewakan atau digunakan oleh perusahaan rental tersebut, untuk saling memperoleh keuntungan yang lebih banyak dari sebelumnya.

 

Media: Surat

Saluran: Tulisan

Komunikator: Kepala Divisi Marketing

Penerima: Pimpinan PT Citra Rent Car

Surat Bisnis PT Hyundai Mobil Indonesia kepada PT Citra Rent Car

 

HYUNDAI MOBIL INDONESIA (HMI)

 

Jl. Sultan Iskandar Muda – Pondok Indah

 

JAKARTA

 

10 Oktober 2015

No       : 01/X/2015

Hal      : Penawaran Kerjasama

Lamp   : 1 lembar berkas

 

Kepada Yth.

 

Bapak/Ibu

 

Pimpinan PT Citra Rent Car

 

Di tempat.

 

 

 

Dengan hormat,

 

Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang telah banyak menghasilkan produk-produk unggulan roda empat baik mobil penumpang maupun mobil niaga. Adapun mereknya yaitu Grand Avegaa, Starrex, De Santa, dll.

 

Melihat dari perkembangan perusahaan yang bapak/ibu pimpin, kami menawarkan produk kami untuk menambah kendaraan operasional untuk menunjang kegiatan perusahaan bapak/ibu baik mobil penumpang maupun mobil niaganya.

 

Untuk mempermudah bapak/ibu dalam memilih produk kami, maka kami sertakan brosur, daftar harga, dan paket kredit. Apabila ada pertanyaan dapat menghubungi:

 

Mentari Dwi Shintawati (Kepala Divisi Marketing)

No. telepon    : 081373198000

Email               : mentaridwis@gmail.com

 

Demikian surat ini kami buat, besar harapan kami terjadi kerjasama yang baik dan saling menguntukan bagi perusahaan bapak/ibu maupun perusahaan kami. Terima kasih yang sebesar-besarnya. Salam sukses.

 

Hormat kami,

Mentari Dwi Shintawati

 

 

(Kepala Divisi Marketing)

 

Hyundai Mobil Indonesia

 

 

Nah, demikian penjelasan mengenai persencanaan pesan-pesan bisnis beserta contoh dari kasisnya. Semoga adanya tulisan ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan yang membacanya.